飲食店でも電話対応業務はある
飲食店での仕事をしているとどうしても予約の受付をしたり問い合わせに応えたりと電話業務があります。
多くの人は飲食業の仕事は接客業がメインだと思いがちです。
しかし、電話対応はその対応でお店の印象も決まると手も大切な要素の一つでもあります。
電話業務は顔が見えないということで苦手に感じている人もいます。
コツをつかめばうまく対応できるようになりますし、緊張せずスムーズにこなせるようになりますから不安になる必要なありません。
そこで、ここでは電話対応のコツを紹介していきます。
ゆっくり丁寧に話すことを心掛ける
電話は対面でのコミュニケーションと違い声だけでやり取りをします。
そのため声の印象がとても大切です。
電話対応になれていない人は話をするのに緊張をしてしまい声が小さくなってしまったりぼそぼそ話してしまったりします。
しかし、それだけで印象が悪くなってしまいますから注意をしましょう。
初心者でうまく応対できないからこそ明るくはっきりと喋るのが大切です。
それだけでも印象は良くなり余計なトラブルを回避できます。
特に電話は声だけのコミュニケーションになるので感情も伝わりにくいです。
そのため明るくはっきり喋るのに合わせて聞き取りやすいスピードで丁寧に話すことを心掛けましょう。
早口になったり口調がきつくなったりすると一気に印象が悪くなってしまいます。
メモを取る
当たり前のことですが、メモを取ることは必ず心掛けるべきことです。
これは相手の問い合わせ内容を正確に他のスタッフに伝えるためにも大切になりますし、話をスムーズに進めるためにも役立ちます。
また、電話で伝えた・伝えていないということは必ず後からトラブルになる原因です。
そのためトラブルを回避するためにもきちんとメモは残しておく方がよいでしょう。
メモをとってもその内容が間違っていれば意味がありません。
そこでメモを取る際には内容を復唱すること、確認をとることも心掛けることが大切です。
臨機応変な対応を
電話が鳴った際、他の人がすぐにとるのが難しい場合自分がとる必要があります。
接客をしているとうまくタイミングが取れないことも出てくるものです。
ランチタイムやディナータイムなど混雑しやすい時間には周囲の動きを見ながら自分もスムーズに動けるように配慮することが必要になってきます。
また、受け取った電話の内容によっては自分だけでは対応できずほかの人に引き継ぐことが必要です。
その際、周囲の様子を見て折り返した方がいいのか、すぐにつないだ方がいいのか判断する必要があります。
周囲の様子、電話の内容によって無理にその場で解決しようとせず、後からかけなおした方がいい場面もありますから臨機応変に対応しましょう。